125. Dalam tiap-tiap satu pejabat hanya peti besi atau bilik kebal yang kukuh yang mempunyai kunci berasingan atau menggunakan kunci berkombinasi boleh digunakan bagi menyimpan Wang Awam. Peti besi atau bilik kebal itu hendaklah mempunyai dua kunci yang berasingan dengan anak kunci yang berlainan atau nombor kombinasi yang berlainan dipegang oleh dua orang pegawai yang bertanggungjawab yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan. Pegawai-pegawai itu hendaklah dari semasa ke semasa mengesahkan dan memperakui akan kandungan peti besi atau bilik kebal itu.
Ringkasnya, dalam konteks kerja kita setiap sekolah:
- perlu ada peti besi atau bilik kebal
- yang mempunyai dua kunci (bukan 2 anak kunci) - sama ada jenis anak kunci atau nombor kombinasi
- bagi setiap kunci, anak kunci/nombor kombinasinya dipegang oleh dua orang yang berbeza. Maknanya setiap kali perlu membuka peti kunci ini, kedua-dua orang ini perlu ada untuk membuka kunci masing-masing.
- Guru Besar memberi kuasa kepada kedua orang ini secara bertulis
- Kedua-duanya perlu mengesah dan memperakui kandungan peti besi atau bilik kebal dari masa ke semasa
Penyimpanan Anak kunci
129. (i) Pemegang anak kunci adalah sentiasa bertanggungjawab menyimpan selamat dan mengguna anak kunci itu dengan sepatutnya. Pegawai yang didapati bersalah kerana cuai mengenai penyimpanan anak kunci boleh dikenakan tindakan tatatertib.
(ii) Jika seseorang pemegang anak kunci tidak dapat menjalankan tugasnya, anak kuncinya hendaklah diambil alih oleh dua orang pegawai yang bertanggungjawab yang kedua-duanya bukan pemegang anak kunci yang satu lagi.
(iii) Kedua-dua pegawai ini, bersama dengan pemegang anak kunci yang seorang lagi itu, mestilah menyemak kandungan peti besi itu dan melaporkannya kepada Akauntan Negara atau Pegawai Kewangan Negeri. Sementara menantikan kuasa, pegawai yang lebih kanan antara dua orang pegawai yang mengambil alih itu hendaklah menjalankan tugas-tugas pemegang anak kunci pegawai yang tidak dapat menjalankan tugasnya itu.
Peti Besi atau Bilik Kebal Kunci Berkombinasi
129A. Bagi peti besi atau bilik kebal yang menggunakan kunci kombinasi, kodnya hendaklah ditukar oleh kedua-dua orang pegawai yang bertanggungjawab setiap enam (6) bulan sekali atau setiap kali terdapat pertukaran pegawai atau pada bila-bila masa disyaki bahawa kombinasi kod telah diketahui oleh orang yang tidak dibenarkan. Kombinasi kod itu hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkan dalam sampul surat yang dimeteri dan ditanda “Rahsia Besar”. Nama pegawai yang mengendalikan peti besi atau bilik kebal dan tarikh sampul surat dimeterikan hendaklah juga ditulis di atas sampulnya. Sampul surat ini hendaklah disimpan dengan selamat oleh Ketua Jabatan seperti ditetapkan di Arahan Perbendaharaan 135(b).
Kehilangan Anak Kunci
130. (a) Sekiranya anak kunci bagi sesuatu peti besi atau bilik kebal itu hilang, Kehilangan itu mestilah dilaporkan dengan serta merta kepada Ketua Jabatan dan Ketua Jabatan hendaklah mengeluarkan anak kunci ganti daripada tempat simpanannya, membuka peti besi itu, menyemak kandungannya dan jika perlu membuat aturan alternatif sementara bagi menyimpan selamat kandungan peti besi atau bilik kebal itu dan menguruskan supaya kunci dan anak kunci itu ditukar dengan secepat mungkin.
(b) Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan mengenai kehilangan itu mengikut Arahan Perbendaharaan 315 hingga 326.
Kehilangan Anak Kunci
130. (a) Sekiranya anak kunci bagi sesuatu peti besi atau bilik kebal itu hilang, Kehilangan itu mestilah dilaporkan dengan serta merta kepada Ketua Jabatan dan Ketua Jabatan hendaklah mengeluarkan anak kunci ganti daripada tempat simpanannya, membuka peti besi itu, menyemak kandungannya dan jika perlu membuat aturan alternatif sementara bagi menyimpan selamat kandungan peti besi atau bilik kebal itu dan menguruskan supaya kunci dan anak kunci itu ditukar dengan secepat mungkin.
(b) Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan mengenai kehilangan itu mengikut Arahan Perbendaharaan 315 hingga 326.
